Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai
pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh
organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.
Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan
berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya:
memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun
komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial.
Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya
secara individual.
Organisasi dan komunikasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara
harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling
bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem,
ada juga yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization,
mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka
yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang
kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach,
mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen
mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada
peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk
komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa
yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya,
faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.
Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan
telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu
organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan
lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat
komunikasi dilancarkan.
(1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas
komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang
menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi.
Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah sebagai
berikut:
kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.
kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.
divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.
tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.
mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.
Selanjutnya, Griffin menyadur tiga pendekatan untuk membahas
komunikasi organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:
1. Pendekatan sistem. Karl Weick (pelopor pendekatan sistem
informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando
komunikasi, prosedur operasi standar merupakan mungsuh dari inovasi. Ia
melihat organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus
beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk
mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami
informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan
informasi. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur
hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan
(free-flowing) dan komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan
pada situasi yang mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi
dari pada aturan-aturan.
Teori Weick tentang pengorganisasian mempunyai arti penting dalam
bidang komunikasi karena ia menggunakan komunikasi sebagai basis
pengorganisasian manusia dan memberikan dasar logika untuk memahami
bagaimana orang berorganisasi. Menurutnya, kegiatan-kegiatan
pengorganisasian memenuhi fungsi pengurangan ketidakpastian dari
informasi yang diterima dari lingkungan atau wilayah sekeliling. Ia
menggunakan istilah ketidakjelasan untuk mengatakan ketidakpastian, atau
keruwetan, kerancuan, dan kurangnya predictability. Semua informasi
dari lingkungan sedikit banyak sifatnya tidak jelas, dan
aktivitas-aktivitas pengorganisasian dirancang untuk mengurangi
ketidakpastian atau ketidakjelasan.
Weick memandang pengorganisasian sebagai proses evolusioner yang bersandar pada sebuah rangkaian tiga proses:
penentuan (enachment) seleksi (selection) penyimpanan (retention)
Penentuan adalah pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi
yang tidak jelas dari luar. Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan
pengakuan bahwa ada ketidakjelasan. Seleksi, proses ini memungkinkan
kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek
lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang, dengan menghilangkan
alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi. Proses
ini akan menghilangkan lebih banyak ketidakjelasan dari informasi awal.
Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan
digunakan pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan
diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi
dasar bagi beroperasinya organisasinya.
Setelah dilakukan penyimpanan, para anggota organisasi menghadapi
sebuah masalah pemilihan. Yaitu menjawab pertanyaan-pertanyaan berkenaan
dengan kebijakan organisasi. Misal, ”haruskah kami mengambil tindakan
berbeda dari apa yang telah kami lakukan sebelumnya?”
Sedemikian jauh, rangkuman ini mungkin membuat anda mempercayai bahwa
organisasi bergerak dari proses pengorganisasian ke proses lain dengan
cara yang sudah tertentu: penentuan; seleksi; penyimpanan; dan
pemilihan. Bukan begitu halnya. Sub-subkelompok individual dalam
organisasi terus menerus melakukan kegiatan di dalam proses-proses ini
untuk menemukan aspek-aspek lainnya dari lingkungan. Meskipun
segmen-segmen tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu
atau lebih dari proses-proses organisasi, hampir semua orang terlibat
dalam setiap bagian setiap saat. Pendek kata di dalam organisasi
terdapat siklus perilaku.
Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling
bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang
pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak.
Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh
aturan-aturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang
digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan
(penentuan, seleksi, atau penyimpanan).
Demikianlah pembahasan tentang konsep-konsep dasar dari teori Weick,
yaitu: lingkungan; ketidakjelasan; penentuan; seleksi; penyimpanan;
masalah pemilihan; siklus perilaku; dan aturan-aturan berkumpul, yang
semuanya memberi kontribusi pada pengurangan ketidakjelasan.
2. Pendekatan budaya. Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa
manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka
miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog
Clifford Geertz, ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang melihat
makna bersama yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi
dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup
(way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama
yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.
Pacanowsky dan para teoris interpretatif lainnya menganggap bahwa
budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh sebuah organisasi, tetapi budaya
adalah sesuatu suatu organisasi. budaya organisasi dihasilkan melalui
interaksi dari anggota-anggotanya. Tindakan-tindakan yang berorientasi
tugas tidak hanya mencapai sasaran-sasaran jangka pendek tetapi juga
menciptakan atau memperkuat cara-cara yang lain selain perilaku tugas
”resmi” dari para karyawan, karena aktivitas-aktivitas sehari-hari yang
paling membumi juga memberi kontribusi bagi budaya tersebut.
Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan
cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya
untuk memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.
3. Pendekatan kritik. Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan
ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah
mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan
kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas
kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau
manajerialisme.
Bahasa adalah medium utama dimana realitas sosial diproduksi dan direproduksi.
Manajer dapat menciptakan kesehatan organisasi dan nilai-nilai
demokrasi dengan mengkoordinasikan partisipasi stakeholder dalam
keputusan-keputusan korporat.
Persepsi mengenai komunikasi organisasi perlu diketahui sebagai
dasar untuk memahami apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi.
1. Persepsi Redding dan Sanborn Komunikasi organisasi adalah
pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang
termasuk bidang ini adalah :
komunikasi internal
hubungan manusia
hubungan persatuan pengelola
komunikasi downward (komunikasi dari atasan kepada bawahan
komunikasi upward (komunikasi dari bawahan kepada atasan
komunikasi horizontal (komunikasi dari orang-orang yang sama tingkatnya dalam organisasi
keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan evaluasi program.
komunikasi internal
hubungan manusia
hubungan persatuan pengelola
komunikasi downward (komunikasi dari atasan kepada bawahan
komunikasi upward (komunikasi dari bawahan kepada atasan
komunikasi horizontal (komunikasi dari orang-orang yang sama tingkatnya dalam organisasi
keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan evaluasi program.
2. Persepsi Katz dan Kahn Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam organisasi.
3. Persepsi Zelko dan Dance Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal.
4. Persepsi Thayer Dia memperkenalkan tiga sistem komunikasi dalam organisasi yaitu :
– berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugas-tugas atau beroperasinya organisasi;
– berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah, aturan dan petunjuk;
– berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi (hubungan dengan personal dan masyarakat, pembuat iklandan latihan)
5. Persepsi Greenbaunm Bidang komunikasi organisasi termasuk arus
komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan
komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi
terutama sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi serta masalah
menggiatkan aktivitas.
Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi, tapi ada beberapa hal yang dapat disimpulkan :
• Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal
maupun eksternal.
• Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media.
• Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan keterampilannya.
• Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal
maupun eksternal.
• Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media.
• Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan keterampilannya.
Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara lain kelangsungan
hidup berorganisasi untuk mencapai perkembangan ke arah yang lebih baik
dengan menciptakan hubungan kerja sama dengan bawahannya. Hubungan yang
dilakukan oleh bawahan sudah tentu mengandung maksud untuk mendapatkan
simpati dari pimpinan yang merupakan motivasi untuk meningkatkan
prestasi kerja ke arah yang lebih baik. Hal ini tergantung dari
kebutuhan dan cara masing-masing individu, karena satu sama lain erat
hubungannya dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik
organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi
perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi
tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang
tergabung dalam organisasi tersebut.
Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong
Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50,
komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha
menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan
pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan
adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam
usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti
komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik, Efektivitas Komunikasi Interpersonal dan Kepuasan Kerja dalam Organisasi
Key words:
Komunikasi, interpersonal, organisasi, manajemen, karyawan, atasan, bawahan, kepuasan kerja
I. Latar Belakang
Karyawan memiliki kebutuhan dan keinginan informasi untuk mengetahui
tugas–tugasnya dan mengerti seluruh tujuan dan strategi perusahaan.
Keterbukaan dan kejujuran kebijakan komunikasi harus dibangun oleh
pimpinan dan harus diterima oleh setiap bawahan. Komunikasi dari
manajemen–karyawan, karyawan ke pihak manajemen harus jujur dan
dibangun berdasar kepercayaan jika digunakan untuk membangun semangat
kerja, produktivitas dan kemajuan perusahaan.
Organisasi harus selalu memberikan informasi kepada karyawan tentang
program–program perusahaan, masalah yang dihadapi perusahaan,
perubahan-perubahan yang dilakukan beserta alasannya atau segala hal
yang menarik minat karyawan. Perlu ditumbuhkan kebebasan untuk
berdiskusi antara pimpinan dan karyawan. Bila karyawan selalu diberi
informasi, maka karyawan akan lebih merasa dihargai, dipercaya dan akan
lebih koperatif mencurahkan usaha pada tujuan–tujuan organisasi.
(Treece, 1994: 38). Mediasi yang digunakan untuk melakukan semua itu
adalah komunikasi.
Komunikasi yang efektif akan menghasilkan kepuasan dan produktivitas
karyawan, perbaikan pencapaian hasil karya dan tujuan perusahaan.
Komunikasi karyawan yang efektif tergantung dari hubungan karyawan yang
memuaskan yang dibangun berdasarkan iklm dan kepercayaan atau suasana
perusahaan yang positif. Komunikasi karyawan termasuk dalam komunikasi
organisasi, dilakukan perusahaan kepada karyawan. Komunikasi karyawan
memiliki tiga wujud. Pertama, komunikasi ke bawah (downward
communication) yaitu komunikasi dari pimpinan perusahaan kepada
karyawan. Kedua, komunikasi ke atas (up ward communication) yaitu
komunikasi dari pihak karyawan ke pihak manajemen. Ketiga, komunikasi
sejajar (sideways communication), komunikasi yang berlangsung antara
sesama karyawan di dalam suatu organisasi (Jefkins, 1995;172).
Komunikasi karyawan meliputi komunikasi interpersonal. Proses
komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan khususnya yang menyangkut
komunikasi antara pimpinan dan karyawan merupakan faktor penting dalam
menciptakan suatu organisasi yang efektif. Komunikasi efektif tergantung
dari hubungan karyawan yang memuaskan yang dibangun berdasarkan iklim
dan kepercayaan atau suasana organisasi yang positif. Hubungan atasan
dan bawahan merupakan jantung pengelolaan yang efektif. Agar hubungan
ini berhasil, harus ada kepercayaan dan keterbukaan antara atasan dan
bawahan. (Muhammad, 2001: 172). Rasa percaya, keyakinan, keterbukaan,
kejujuran, dukungan keamanan, kepuasan, keterlibatan, tingginya harapan
merupakan gambaran iklim perusahaan yang ideal. Tujuan utama dari
komunikasi dengan karyawan adalah mengidentifikasi, menciptakan dan
menjalin hubungan timbal balik yang menguntungkan antara pimpinan dengan
karyawan.
Komunikasi yang efektif ditentukan oleh pihak–pihak yang terlibat di
dalamnya, yaitu pimpinan dan karyawan. Pimpinan harus dapat
memfasilitasi kondisi komunikasi interpersonal yang efektif yang
meliputi: a. keterbukaan (openness), b. empati (empathy), c. kepositifan
(positiveness), d. dukungan (supportiveness), dan e. kesetaraan
(equality).
Selain itu komunikasi efektif antara pimpanan dan karyawan juga harus
dibangun berdasarkan hubungan interpersonal yang efektif. Menurut
Roger, hubungan interpersonal akan terjadi secara efektif apabila kedua
belah pihak memenuhi kondisi sebagai berikut : (a) bertemu satu sama
lain secara personal, (b) empati secara tepat terhadap pribadi yang lain
dan berkomunikasi yang dapat dipahami satu sama lain secara berarti,
(c) menghargai satu sama lain, bersifat positif dan wajar tanpa menilai
atau keberatan, (d) menghayati pengalaman satu sama lain dengan
bersungguh–sungguh, bersikap menerima dan empati satu sama lain, (e)
merasa bahwa saling menjaga keterbukaan dan iklim yang mendukung dan
mengurangi kecenderungan gangguan arti, (f) memperlihatkan tingkah laku
yang percaya penuh dan memperkuat persamaan aman terhadap yang lain.
Perlu dipahami oleh perusahaan bahwa hubungan antara sesama karyawan
di sebuah organisasi lebih berfokus pada aspek–aspek manusiawi, sehingga
hal tersebut tidak sepenuhnya sama dengan hubungan industrial
(industrial relations). Hubungan industri lebih menekankan pada besar
kecilnya upah dan berbagai kondisi atau fasilitas kerja. Akan tetapi, di
antara keduanya terdapat hubungan yang erat, mengingant hubungan
industri juga sangat dipengaruhi oleh efektif tidaknya komunikasi di
kalangan karyawan maupun antara karyawan dengan pihak manajemen.
Seperti disebutkan di atas bahwa komunikasi merupakan faktor penting
bagi organisasi, karena tanpa adanya komunikasi kegiatan organisasi
tidak akan berjalan dengan baik. Reon Ladlow dan Ferguson Parton
(1992,1996) berasumsi bahwa melalui komunikasi diharapkan dapat membawa
hasil pertukaran informasi dan saling pengertian di antara orang–orang
yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Ukuran manajemen komunikasi interpersonal yang efektif tergantung
pada informasi yang disampaikan serta kualitas hubungan yang dibangun.
”Keberhasilan dalam mencapai ketepatan penyampaian informasi ditentukan
oleh sifat, mutu informasi yang disampaikan di mana hal ini selanjutnya
juga ditentukan oleh pengertian, keterangan, pengaruh sikap, hubungan
yang makin baik serta tindakan”. (Tubbs dan Moss, 1994).
Komunikasi karyawan yang efektif akan memberikan kontribusi terhadap
produktivitas kerja karyawan, perbaikan pencapaian hasil karya dan
tujuan perusahaan. Selain itu sejumlah keuntungan–keuntungan penting
dapat dicapai di mana karyawan akan berpengetahuan luas. Banyaknya
informasi akan dapat memuaskan karyawan. Karyawan akan menjadi lebih
baik dan produktif di mana mereka memberikan waktu lebih banyak untuk
pekerjaan mereka dan melakukan pekerjaan dengan lebih baik untuk
perusahaan. Bila saluran komunikasi terbuka maka keinginan–keinginan
perusahaan akan lebih mudah diketahui.
II. Kerangka Teori
Komunikasi merupakan bagian penting dalam organisasi. Organisasi
terdiri atas sejumlah orang dan melibatkan keadaan saling bergantung;
kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan adanya
komunikasi. Komunikasi tak terhindarkan dan merupakan pusat proses
kegiatan. Komunikasi yang dimaksud adala komunikasi interpersonal.
2.1 Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal menurut Joseph De Vito, dapat diartikan ”is
the communication that takes place between two person who have an
established relationships; (De Vito, 2004: 4). Sementara menurut
Verdeber (1986) mengemukakan bahwa komunikasi interpersonal merupakan
suatu proses interaksi dan pembagian makna yang terkandung dalam
gagasan–gagasan dan perasaan (Alo Liliweri, 1994: 9). Komunikasi
interpersonal merupakan proses pengiriman dan penerimaan pesan di
antara dua orang atau di antara sekelompok kecil orang, dengan berbagai
efek dan umpan balik. (Sendjaya; 1994: 115). Dapat disimpulkan bahwa
komunikasi interpersonal merupakan proses pengiriman pesan antara dua
orang atau lebih, dengan efek dan feedback langsung. Komunikasi
interpersonal juga merupakan suatu pertukaran, yaitu tindakan
menyampaikan dan menerima pesan secara timbal balik. Makna, sesuatu yang
dipertukarkan dalam proses tersebut. Makna adalah kesamaan pemahaman
di antara orang – orang yang berkomunikasi terhadap pesan- pesan yang
digunakan dalam proses komunikasi. Komunikasi interpersonal memiliki
sifat–sifat (1) bersifat dua arah yang berarti melibatkan dua orang
dalam situasi interaksi, ada unsur dialogis dan ( 2) ditujukan kepada
sasaran terbatas dan dikenal.
Komunikasi Interpersonal memiliki karakteristik tertentu, seperti apa
yang dikemukakan oleh Judy C. Person (1983). Komunikasi interpersonal
bersifat transaksional; tindakan pihak–pihak yang berkomunikasi secara
serempak dalam menyampaikan dan menerima pesan. Komunikasi
interpersonal merupakan rangkaian tindakan, kejadian dan kegiatan yang
terjadi secara terus–menerus. Komunikasi interpersonal bukan sesuatu
yang statis tetapi bersifat dinamis. Artinya, segala yang tercakup
dalam komunikasi interpersonal selalu dalam keadaan berubah baik pelaku
komunikasi, pesan, situasi, maupun lingkungannya. Komunikasi
Interpersonal juga menyangkut aspek–aspek isi pesan dan hubungan antar
pribadi, melibatkan dengan siapa kita berkomunikasi dan bagaimana
hubungan dengan partner.
Dalam komunikasi interpersonal dilakukan pemahaman komunikasi dan
hubungan interpersonal dari sudut individu, yang selanjutnya disebut
dengan proses psikologis. Proses psikologis merupakan bagian penting
dalam komunikasi interpersonal, karena dalam komunikasi interpersonal
individu mencoba menginterpretasikan makna yang menyangkut diri sendiri,
diri orang lain dan hubungan yang terjadi. Proses psikologis dapat
berpengaruh pada komunikasi dan hubungan interpersonal, karena
individu–individu menggunakan sebagai pedoman untuk bertindak dan
berperilaku.
Dalam komunikasi interpersonal, terjadi komunikasi konvergen.
Komunikasi konvergen merupakan proses mencipta dan saling berbagi
informasi mengenai realita di antara dua partisipan komunikasi atau
lebih agar dapat dicapai saling pengertian dan kesepakatan makna
(meaning) antara satu dengan yang lain. Komunikasi melibatkan realitas
fisik maupun psikologis dalam menanggapi sebuah informasi. Masing–masing
pihak akan melakukan perceiving (pencerapan), lalu menginterpretasikan
informasi tersebut sehingga terjadi understanding (pemahaman) dan
selanjutnya timbul believing (keyakinan) yang menimbulkan action atau
tindakan. Adanya kesamaan tindakan A & B akan menghasilkan tindakan
kolektif.
Menurut Kincaid’s Convergence Model, komunikasi didefinisikan sebagai
“Process in which participants create and share information with one
another in order to reach a mutual understanding”. Tujuan utama
komunikasi yang bersifat konvergen adalah mendekatkan pengertian
masing–masing ke dalam suatu pengertian yang relatif sama antara
patisipan yang satu dengan yang lain. Konvergen adalah kecenderungan dua
atau lebih individu untuk bergerak menuju satu tujuan.
Konvergensi juga ditentukan oleh intensitas komunikasi di antara
pimpinan dan karyawan atau antara atasan dan bawahan. Semakin sering
terjadi komunikasi interpersonal akan semakin kuat ke arah kecenderungan
konvergensi. Komunikasi yang berakhir dengan konvergensi akan memiliki
pengaruh terhadap perilaku bawahan khususnya perilaku karyawan dalam
bekerja. Semakin tinggi terjadinya intensitas konvergensi di mana
pimpinan dan karyawan membentuk ke arah saling pengertian maka
persetujuan dan kerja sama akan semakin baik.
2.2. Model Komunikasi Interpersonal
De Vito mengemukakan bahwa komunikasi tidak terjadi secara linier
atau satu arah melainkan berkesinambungan. Akan terjadi pergantian peran
dan fungsi antara sumber dan penerima. Setelah pesan sampai ke
penerima, maka penerima akan memberi tanggapan atau umpan balik. Umpan
balik yang telah disampaikan kepada pihak yang semula menjadi sumber
pesan, menempatkan pihak yang semula pada posisi penerima pesan menjadi
sumber.
Sumber–Penerima : sumber–penerima sebagai satu kesatuan yang tak
terpisahkan untuk menegaskan bahwa setiap orang yang terlibat dalam
komunikasi adalah sumber dan sekaligus penerima. Komunikasi ini
melibatkan dua orang atau lebih dalam situasi interaksi. Situasi
komunikasi interpersonal menuntut kedua belah pihak yang dalam hal ini
adalah pimpinan dan karyawan untuk sama–sama aktif dalam proses
komunikasi
Dalam Komunikasi interpersonal, dikenal istilah kompetensi.
Kompetensi mengacu pada kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif
(Spitzberg dan Cupach,1989). Kompetensi mencakup hal–hal seperti
pengetahuan tentang peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi
kandungan (content) dan bentuk pesan komunikasi. Istilah kompetensi juga
berhubungan dengan kemampuan berbahasa dan kemampuan mengenai
peraturan–peraturan untuk interaksi komunikasi. Proses komunikasi antara
pimpinan dengan karyawan di dalam organisasi menyangkut kemampuan
komunikasi baik verbal maupun non verbal. Selain itu, kompetensi juga
berkaitan dengan kemampuan individu untuk menumbuhkan kondisi adanya
keterbukaan, empati, kepositifan, dukungan dan kesamaan.
Encoding dan Decoding: Mengacu pada tindakan memproduksi pesan. Dalam
komunikasi interpersonal, fungsi encoding dan decoding terjadi pada
kedua belah pihak yang berkomunikasi. Komunikasi bersifat dialogis.
Bidang pengalaman (field of experience). Asumsinya, komunikasi akan
berhasil apa bila pesan yang disampaikan oleh sumber cocok dengan
kerangka acuan, yakni paduan pengalaman dan pengertian (collection of
experiences and meanings) yang diperoleh penerima. Bidang pengalaman
merupakan faktor penting dalam komunikasi. Jika bidang pengalaman sumber
sama dengan pengalaman receiver, komunikasi akan berlangsung efektif.
Feedback (umpan balik), umpan balik memainkan peranan penting dalam
komunikasi sebab ia menentukan berlanjutnya atau berhentinya komunikasi.
Umpan balik dapat bersifat positif, dapat pula bersifat negatif.
Feedback adalah informasi yang dikirimkan balik ke sumbernya (Clement
dan Frandsen, 1976). Keefektifan komunikasi interpersonal sangat
tergantung pada kemampuan masing–masing memahami secara individual.
Pimpinan harus mengerti benar cara–cara berkomunikasi karyawan dan
sebaliknya karyawan harus mengerti benar bagaimana kebiasaan pimpinan
dalam berkomunikasi. Dengan demikian, kemungkinan salah interpretasi
terhadap feedback yang dimainkan pihak lain dapat diminimalkan.
Pesan dan saluran. Pesan dapat berupa verbal maupun nonverbal,
disengaja (intentional) atau tak disengaja (unintentional). Pesan verbal
adalah semua jenis komunikasi lisan yang menggunakan satu kata atau
lebih. Hampir semua rangsangan wicara (communicative stimuli) yang
disadari, masuk kedalam kategori pesan verbal yang disengaja; yaitu
usaha –usaha yang dilakukan secara sadar untuk berhubungan dengan orang
lain secara lisan. Sedangkan pesan verbal tak disengaja adalah sesuatu
yang dikatakan tanpa bermaksud mengatakan hal tersebut. Pesan nonverbal
meliputi semua pesan yang disampaikan tanpa kata–kata (Tubbs, Moss,
2000:10). Saluran komunikasi adalah media yang dilalui pesan. Jarang
sekali komunikasi berlangsung melalui hanya satu saluran. Dua, tiga
atau empat saluran yang berbeda biasanya digunakan secara simultan.
Gangguan (noise) adalah gangguan dalam komunikasi yang mendistorsi
pesan. Noise dikatakan ada dalam sistem komunikasi bila ini membuat
pesan yang disampaikan berbeda dengan pesan yang diterima. Gangguan
dapat berupa ganggusn fisik atau interferensi dengan transmisi fisik
isyarat atau pesan. Gangguan psikologis dapat diartikan interferensi
kognitif atau mmental, dan termasuk prasangka, bisa pada sumber–penerima
yang mengakibatkan gangguan dalam memproses dan menerima informasi.
Gangguan semantik terjadi bilamana sumber dan penerima memberi arti yang
berlainan. Gangguan bisa terjadi dalam berbagai situasi komunikasi,
termasuk komunikasi yang terjadi antara pimpinan dan karyawan dalam
sebuah organisasi. Tetapi gangguan yang paling mungkin dapat menimbulkan
interpretasi yang berbeda atau kesalahpahaman adalah gangguan
psikologis yang disebabkan adanya prasangka.
2.3 Efektivitas Komunikasi Interpersonal
Komunikasi Interpersonal yang efektif adalah penting bagi anggota
organisasi. Pimpinan dan karyawan diharapkan dapat membawa hasil
pertukaran informasi dan saling pengertian (mutual understanding).
Pimpinan harus dapat memfasilitasi komunikasi interpersonal yang
efektif. Komunikasi Interpersonal yang efektif adalah adanya
kesepakatan informasi serta kualitas hubungan yang dibangun. Dalam
lingkup organisasi diperlukan komunikasi interpersonal yang efektif
antara pimpinan dan karyawan. Kedua belah pihak perlu membangun hubungan
yang lebih baik, karena ketepatan penyampaian informasi ditentukan oleh
pengertian, pengaruh sikap, hubungan yang makin baik serta tindakan.
Mengacu pada konsep De Vito tentang Komunikasi Interpersonal yang
efktif dari sudut pandang humanistik. Dalam pandangan ini untuk
menghasilkan komunikasi yang efektif diperlukan adanya keterbukaan,
sikap empati, sikap mendukung, sikap positif serta kesetaraan dari
pihak–pihak yang berkomunikasi.
Efektivitas komunikasi interpersonal dalam pandangan humanistik menurut De Vito, mengandung unsur–unsur sebagai berikut.
2.3.1 Keterbukaan
Sikap terbuka (open–mindedness) sangat besar pengaruhnya dalam
menumbuhkan komunikasi interpersonal yang efektif. Pimpinan organisasi
seyogyanya dapat memfasilitasi kondisi munculnya keterbukaan. Kondisi
keterbukaan dapat diwujudkan bila pimpinan maupun karyawan dapat
berinteraksi secara jujur terhadap stimulus yang datang. Terjadi
komunikasi secara tatap muka antara pimpinan dan karyawan. Komunikasi
tatap muka penting karena pimpinan dapat mengetahui tanggapan dari
karyawan secara langsung. Komunikasi tatap muka penting untuk mengubah
sikap, pendapat dan perilaku seseorang. Pimpinan perlu bersikap tanggap
terhadap apa yang disampaikan karyawan agar komunikasi dapat berhasil.
Perlu diciptakan suasana dialogis. Keterbukaan mengisyaratkan pimpinan
bersedia menerima kritik–kritik dan saran yang disampaikan karyawan.
Dengan sikap bersdia menerima kritik dan saran, berarti pimpinan dapat
mengakui perasaan dan pikiran yang dilontarkan oleh individu, dalam hal
ini karyawan. Pimpinan juga bersdia menyebarkan informasi baru yang
menyangkut kegiatan– kegiatan organisasi.
Kualitas keterbukaan mengacu pada sedikitnya tiga aspek dari
komunikasi interpersonal. Pertama, komunikator interpersonal yang
efektif harus terbuka kepada orang yang diajaknya berinteraksi. Ini
tidak berarti bahwa orang harus dengan segera membukakan semua riwayat
hidupnya. Harus ada kesediaan membuka diri- mengungkapkan informasi
yang biasanya disembunyikan, asalkan pengungkapan diri ini patut. Aspek
keterbukaan yang kedua mengacu pada kesediaan komunikator untuk bereaksi
secara jujur terhadap stimulus yang datang. Aspek ketiga menyangkut
”kepemilikan” perasaan dan pikiran. Terbuka dalam pengertian ini adalah
mengakui bahwa perasaan dan pikiran yang dilontarkan adalah milik anda
dan anda bertanggung jawab atasnya.
2.3.2 Empati
Komunikasi interpersonal yang efektif perlu didukung oleh sikap
empati dari pihak–pihak yang berkomunikasi. Dalam komunikasi antara
pimpinan dan karyawan perlu ditumbuhkan sikap empati. Kondisi empati
dapat terwujud bila pimpinan bersedia memberikan perhatian kepada
karyawan dan dapat mengetahui apa yang sedang dialami karyawan berkaitan
dengan pekerjaannya. Pimpinan dapat mengenal karyawan, baik keinginan,
kemampuan dan pengalamannya sehingga pimpinan dapat mengetahui apa yang
dirasakan oleh karyawan tersebut. Selain itu, pimpinan dapat menghindari
evaluasi, kritik atau menilai karyawan menurut pandangan dan
pendapatnya sendiri serta dapat menyelesaikan konflik–konflik secara
damai.
Empati merupakan kemampuan seseorang untuk mengetahui apa yang sedang
dialami orang lain pada suatu saat tertentu, dari sudut pandang orang
lain melalui kaca mata orang lain. Berempati adalah merasakan sesuatu
sesuatu seperti orang yang mengalaminya. (De Vito, 1997: 260). Empati
dianggap sebagai memahami orang lain yang tidak mempunyai arti emosional
bagi kita (Freud, 1921). Orang yang empatik mampu memahami motivasi dan
pengalaman orang lai, perasaan dan sikap mereka serta harapan dan
keinginan mereka untuk masa mendatang. Empati yang akurat melibatkan
kepekaan baik kepekaan terhadap perasaan yang ada maupun fasilitas
verbal untuk mengkomunikasikan pengertian ini.
2.3. 3 Sikap Mendukung ( Supportiveness)
Hubungan interpersonal yang efektif adalah hubungan di mana terdapat
sikap mendukung (supportiveness). Komunikasi yang terbuka dan empatik
tidak dapat berlangsung dalam suasana yang tidak mendukung. Sikap
suportif merupakan sikap yang mengurangi sikap defensif. Sikap ini
muncul bila individu tidak dapat menerima, tidak jujur dan tidak
empatik. Sikap defensif mengakibatkan komunikasi interpersonal menjadi
tidak efektif, karena orang yang defensif akan lebih banyak melindungi
diri dari ancaman yang ditanggapinya dalam situasi komunikasi daripada
memahami komunikasi. Komunikasi defensif dapat terjadi karena
faktor–faktor personal (ketakutan, kecemasan, harga diri yang rendah)
atau faktor–faktor situasional yang berupa perilaku komunikasi orang
lain.
Dalam komunikasi interpersonal antara pimpinan dan karyawan, sikap
mendukung berperan dalam menumbuhkan motivasi dan kegairahan kerja
karyawan. Sikap mendukung dapat terwujud dalam organisasi, bila pimpinan
bersedia menghargai ide–ide atau pendapat karyawan dan memberikan
perhatian yang sungguh–sungguh ketika berkomunikasi dengan karyawan.
Sikap mendukung dapat diperlihatkan bersikap deskriptif bukan evaluatif.
2.3.4 Sikap Positif
Sikap positif mengacu pada sedikitnya dua aspek komunikasi
interpersonal. Pertama, komunikasi interpersonal terbina jika orang
memiliki sikap positif terhadap diri mereka sendiri. Orang yang merasa
positif terhadap diri sendiri mengisyaratkan perasaan tersebut kepada
orang lain dan merefleksikannya. Kedua, perasaan positif untuk situasi
komunikasi sangat penting untuk interaksi yang efektif.
Sikap positif dapat dijelaskan lebih jauh dengan istilah strokong
(dorongan). Dorongan merupakan istilah yang berasal dari kosakata umum
yang dipandang penting dalam analisis transaksional dan interaksi
antara manusia. Dorongan positif dapat berbentuk pujian atau
penghargaan. Dorongan positif akan mendukung citra pribadi dan membuat
merasa lebih baik.
Sikap positif dalam menunjang komunikasi interpersonal yang efektif
antara pimnpinan dan karyawan dapat terwujud bila pimpinan dapat
berpandangan positif terhadap dirinya sendiri. Pimpinan dapat
menunjukkan perasaan senang ketika berkomunikasi dengan karyawan dan
dapat memberikan penghargaan atas pekerjaan yang dilakukan karyawan.
2.3.5 Kesetaraan (Equality)
Kesetaraan adalah suatu keinginan yang secara eksplisit diungkapkan
untuk bekerja sama memecahkan masalah tertentu. Komunikasi
interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara di mana adanya
pengakuan secara diam–diam bahwa kedua belah sama–sama bernilai,
berharga. Masing–masing memiliki sesuatu yang penting untuk
disumbangkan. Kesetaraan juga menyiratkan adanya sikap memperlakukan
orang lain secara demokratis dan horizontal. Dengan adanya persamaan
pihak–pihak yang terlibat dalam komunikasi, maka mereka dapat saling
menghargai dan menghormati perbedaan pandangan.
Kesetaraan dapat terwujud bila didukung oleh adanya kerja sama
antara pimpinan dan karyawan dalam memecahkan persoalan–persoalan yang
terjadi dalam pekerjaan mereka. Pimpinan bersedia meminta tanggapan
atau saran dari karyawan dan menyedari bahwa mereka sama–sama berharga
dan bernilai.
2.4 Komunikasi Karyawan
Komunikasi karyawan merupakan langkah yang menentukan bagi kesuksesan
organisasi. Pimpinan yang baik didukung oleh bawahan dan ditentukan
oleh orang–orang yang bekerja dibawahnya serta ditentukan oleh keahlian
dalam menciptakan suasana kerja yang dibutuhkan oleh karyawan.
Koordinasi dan mediasi untuk melakukan semua itu adalah komunikasi
Keterbukaan dan kejujuran harus dibangun oleh manajemen puncak dan
harus diterima oleh setiap karyawan. Komunikasi dari manajemen ke
karyawan maupun antar sesama karyawan harus jujur dan dibangun berdasar
kepercayaan serta digunakan untuk membangun semangat kerja,
produktivitas dan kemajuan perusahaan. Kebijakan komunikasi terbuka yang
membentuk kepercayaan tidak hanya membangun semangat kerja tetapi juga
menumbuhkan aliran komunikasi yang vital. Komunikasi ke bawah yang jujur
dan tindakan terbuka akan menumbuhkan aliran komunikasi ke atas. Untuk
itu, tidak hanya dibutuhkan niat baik tetapi juga kemampuan dan teknik
komunikasi yang memadai.
Komunikasi karyawan adalah komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan
kepada karyawan. Komunikasi karyawan memiliki tiga wujud, yaitu
komunikasi ke bawah (downward communication), yakni komunikasi dari
pimpinan kepada karyawan. Komunikasi ke atas (up ward communication),
yakni komunikasi dari karyawan kepihak manajemen dan komunikasi sejajar
(sideways communication), yakni komunikasi yang berlangsung antara
sesama karyawan dalam suatu organisasi. (Jefkins,1995: 172).
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi dapat diartikan
informasi yang mengalir dari jabatan yang berotoritas lebih tinggi
kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Komunikasi ke bawah akan
menentukan iklim komunikasi apakah negatif atau positif. Komunikasi ke
bawah biasanya digagas oleh manajemen organisasi tingkat atas dan
kemudian ke bawah melewati rantai perintah. Seperti apa yang
dikemukakan oleh Katz & Kahn, 1966,p.239 dalam Cherly Hamilton,
Communicating For Results. Idealnya komunikasi dari pimpinan mencakup:
instruksi kerja/ job instructions) dan job rationale (mengapa
tugas–tugas yang spesifik penting dan bagaimana hal ini berhubungan
dengan tugas lain di dalam organisasi), kebijakan, prosedur, penilaian
performa karyawan, dan motivasi.
Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan
kepada bawahan, yaitu: (1) informasi bagaimana melakukan pekerjaan; (2)
informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan; (3)
informasi mengenai kebijakan dan praktik–praktik organisasi; (4)
informasi mengenai kinerja kerja karyawan; (5) informasi untuk
mengembangkan rasa memiliki tugas. ( Pace dan Faulies 2000:185).
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi adalah informasi yang
mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih
tinggi. Komunikasi ke atas dapat juga dikatakan proses penyampaian
gagasan, perasaan dan karyawan kepada atasannya dalam organisasi.
Menurut Pace dan Faulies ( 2000:190), komunikasi ke atas merupakan
hal yang sangat penting, karena (a) aliran informasi ke atas memberi
informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang
mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan karyawan lainnya. (b)
komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan karyawan siap
menerima informasi dan seberapa baik karyawan menerima apa yang
dikatakan kepada mereka. (c) komunikasi ke atas memungkinkan dan
mendorong penyempaian keluhan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu
karyawan dalam melakukan pekerjaannya. (d) komunikasi ke atas
menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberikan
kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang
gagasan serta saran – saran mengenai organisasi. (e) komunikasi ke atas
mengijinkan penyelia untuk menentukan apakah karyawan memahami apa yang
diharapkan. (f) komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah
pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan
mereka dan organisasi tersebut.
Menurut Dr. John White dalam bukunya How to Understand and Manage
Public Relations, program komunikasi karyawan meliputi dua hal, yaitu:
(1) research among internal group to establish the need for
communication and approaches to be taken and to monitor the
effectiveness of communication (2) specific communication techniques,
that aim at producing desired effects in the pursuit of identified
objectives.
Definisi di atas dapat diartikan bahwa program komunikasi internal
meliputi riset mengenai kelompok–kelompok internal untuk menetapkan
kebutuhan bagi komunikasi dalam organisasi dan menentukan pendekatan
yang akan diambil untuk memonitor keefektifan komunikasi. Teknik
komunikasi yang spesifik mengarah pada efek dihasilkan yang memberikan
pengaruh tentang pencapaian tujuan yang diidentifikasikan.
Komunikasi interpersonal antarpimpinan dan karyawan yang sukses
adalah adanya suatu program yang jujur, terbuka, komunikasi dua arah
yang dilakukan secara teratur. Program komunikasi karyawan harus
dibentuk secara hati- hati dan lebih bersifat timbal balik agar karyawan
dapat merasa sebagai mitra perusahaan, sehingga karyawan tidak hanya
menuntut agar perusahaan memenuhi keinginan–keinginan mereka. Karyawan
juga diharapkan memiliki kesadaran dan tanggung jawab yang lebih besar.
Komunikasi karyawan tidak hanya menjadi tanggung jawab karyawan tetapi
juga manajemen puncak .
2.5 Kepuasan Kerja
Bila karyawan tidak merasa senang dengan situasi kerjanya biasanya
mereka mengatakan bahwa tidak puas dengan pekerjaannya. Ada dua hal
yang mungkin menyebabkan orang tidak puas dengan pekerjaannya. Pertama,
apabila orang tersebut tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkan
untuk melakukan pekerjaannya. Kedua, apabila hubungan sesama teman
sekerja kurang baik. Ketidak puasan kerja berhubungan dengan komunikasi
(Muhammad;2001: 79). Sumber kepuasan kerja adalah bila karyawan memasuki
oganisasi, ia membawa seperangkat keinginan, kebutuhan, hasrat dan
pengalaman masa lalu yang membentuk harapan kerja
Komponen–komponen yang dapat menunjukkan kepuasan kerja dan dapat
diteliti dengan mengadakan wawancara terhadap karyawan (Cunningham;
1997;463 – 464) adalah sebagai berikut; (1) perhatian atasan terhadap
bawahan; (2) semangat, kerjasama dan loyalitas terhadap pekerjaan; (3)
saling percaya dan komunikasi antara pimpinan dan karyawan; (4)
desentralisasi dalam pengambilan keputusan; (5) kelancaran komunikasi
vertical dan horizontaldalam organisasi ; (6) usaha setiap individu
maupun keseluruhan organisasi untuk mencapai tujuan yang direncanakan;
(7) system imbalan yang merangsang pimpinan untuk mengusahakan
terciptanya elompok kerja yang efektif , performansi dan pengembangan
karyawan; (8) organisasi dan bagian – bagiannya bekerja sama secara baik
dan konflik yang terjadi selalu diselesaika dengan acuan kepentingan
organisasi. Jadi, kepentingan terhadap kepuasan kerja dapat dilihat dari
kesesuaian antara harapan dan keinginan dengan kenyataan yang didapat
dilingkungan kerja.
Pendapat Goldhaber (1993) dalam Cheryl Hamilton, Communicating for
Results, mengemukakan bahwa informasi yang berkaitan dengan
masalah–masalah seperti (bagaimana melakukan pekerjaan, gaji, keuntungan
yang didapat) dibutuhkan untuk mencegah adanya ketidak puasan, tetapi
hal tersebut tidak akan menciptakan kepuasan. Informasi mengenai
organisasi, seperti kebijakan, perencanaan, pembuatan keputusan, dll
dibutuhkan untuk menciptakan kepuasan pekerjaan. Selain itu, hubungan
dengan atasan merupakan faktor penting terpenuhinya tingkat kepuasan
kerja. Pimpinan organisasi memiliki tangung jawab dalam memberikan
kontribusi untuk membangkitkan iklim komunikasi yang baik dalam
organisasi dan hal ini secara tidak langsung ikut membantu karywan dalam
mencapai kepuasan kerja.
III. Kesimpulan
Pimpinan di dalam organisasi harus dapat memfasilitasi tumbuhnya
suasana keterbukaan dalam komunikasi dengan karyawan, dapat berempati,
memiliki sikap yang dapat memberikan dukungan kepada karyawan, dapat
bersikap positif baik terhadap diri sendiri maupun karyawan serta mampu
menciptakan suasana setara, dalam arti ada pengakuan bahwa kedua belah
pihak dalam hal ini pimpinan dan karyawan sama–sama bernilai dan
berharga.
Komunikasi karyawan yang efektif akan menghasilkan kepuasan dan
produktivitas karyawan, perbaikan pencapaian hasil karya dan tujuan
perusahaan. Tidak hanya itu, hubungan antar karyawan yang dibangun
berdasarkan iklim dan kepercayaan atau suasana perusahaan yang positif
turut memberi andil dalam menciptakan iklim komunikasi efektif. Rasa
percaya, keyakinan, keterbukaan, dukungan keamanan, kepuasan,
keterlibatan dan tingginya harapan merupakan cermin iklim komunikasi
organisasi yang ideal. Jika organisasi/ perusahaan memiliki dan
melakukan komitmen untuk melakukan komunikasi yang efektif dengan
karyawan maka sejumlah keuntungan–keuntungan penting dapat dicapai.
Karyawan akan memiliki pengetahuan yang luas dan banyaknya informasi
akan memuaskan karyawan. Selain itu, karyawan akan menjadi lebih baik
dan produktif di mana mereka akan memberi waktu lebih banyak untuk
pekerjaan mereka dan melakukan pekerjaan dengan lebih baik untuk
perusahaan, sehingga apa yang diharapkan oleh perusahaan dapat terwujud.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar